Entgeltersatzleistungen

Ersatzleistung Entgelt

Entgeltersatzleistungen – eine Übersicht für Inhaber von KMU

Inhaber von kleinen und mittleren Unternehmen schützen sich mit Hilfe von Entgelt-Ersatzleistungen gegen Kostenrisiken, senken ihren Personalaufwand und binden Mitarbeiter enger an ihr Unternehmen.

Einige Entgeltersatzleistungen werden mit Umlagen oder Beiträgen, bestimmte Leistungen der Sozialversicherung auch aus Steuermitteln finanziert. Zu den Entgelt ersetzenden Leistungen zählen ferner Benefits, die aufgrund kollektiver oder individueller Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern überwiegend als Sachleistungen gewährt werden.

Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Entgeltersatzleistungen.

1. Umlagefinanzierte Leistungen

Um finanzielle Härten für einzelne Unternehmen und Selbständige zu vermeiden oder zumindest abzumildern, hat der Gesetzgeber eine Finanzierung im Umlageverfahren vorgesehen.

Zu den durch Umlagen finanzierten Kostenrisiken gehören die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, die Aufwendungen für den gesetzlichen Mutterschutz und das Insolvenzgeld. Es handelt sich um eine Pflichtversicherung für Arbeitgeber, die einen monatlichen Festbeitrag an die Krankenkassen entrichten. Die gezahlte Umlage orientiert sich am sozialversicherungspflichtigen Einkommen der Beschäftigten eines Betriebs.

Die Krankenkassen sind für die Durchführung des Umlageverfahrens zuständig. Mit dem Einzugsverfahren können einzelne Kassen Partnerkassen oder einen Kassenverband beauftragen.

1.1 Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erfolgt durch die Krankenkassen für bis zu sechs Wochen nach Beginn der Erkrankung. Die sogenannte U1-Umlage dient der Finanzierung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Sie wird von allen Arbeitgebern erhoben, die regelmäßig nicht mehr als dreißig Arbeitnehmer beschäftigen.

Auf Antrag eines Arbeitgebers, der Aufwendungen für Entgeltfortzahlung getätigt hat, erstatten die Krankenkassen zwischen vierzig und achtzig Prozent der vorab geleisteten Entgeltfortzahlungen. Der Erstattungsbetrag ist abhängig von dem Beitragstarif, den der Arbeitgeber gewählt hat.

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist im Entgeltfortzahlungsgesetz geregelt. Rechtsgrundlage der Umlage zur Entgeltfortzahlung ist § 7 des Gesetzes über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlungen (AAG).

1.2 Ausgleich finanzieller Belastungen wegen Mutterschutz

Die sogenannte U2-Umlage bezweckt den Ausgleich von Belastungen, die den einzelnen Arbeitgebern durch den gesetzlichen Mutterschutz entstehen. Ab Anfang 2006 sind Arbeitgeber unabhängig von der Anzahl der bei Ihnen Beschäftigten zur Teilnahme am Umlageverfahren verpflichtet.

Im Rahmen des U2-Ausgleichsverfahrens erhalten Arbeitgeber einen vollständigen Ausgleich der ihnen durch Mutterschutzfälle entstandenen Kosten. Dazu gehören die geleisteten Entgeltfortzahlungen bei generellen oder individuellen Beschäftigungsverboten sowie die auf die Entgeltfortzahlungsbeträge entfallenden Arbeitgeber-Anteile zur Sozialversicherung.

Außerdem erhalten die Arbeitgeber die von ihnen ausgezahlten Arbeitgeber-Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld (sh. Textabschnitt 2.5) vollständig zurück.

Rechtsgrundlage der Mutterschutz-Umlage ist § 7 AAG.

1.3 Insolvenzgeld

Von einer Insolvenz betroffene Beschäftigte erhalten Insolvenzgeld, wenn die arbeitsvertraglich vereinbarten Entgeltzahlungen aufgrund einer Arbeitgeber-Insolvenz ausbleiben (§§ 183 SGB III).

Insolvenzgeld wird für höchstens drei Monate gezahlt – und zwar für diejenigen Monate, die unmittelbar vor dem Gerichtsbeschluss über die Insolvenz-Eröffnung liegen.

Die Insolvenzgeld-Höhe richtet sich nach den Nettoentgelten der Arbeitnehmer. Höchstens wird jedoch ein Insolvenzgeld in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze in der Arbeitslosenversicherung gezahlt.

Die Finanzierung des Insolvenzgeldes erfolgt durch eine Umlage („U3“), die von den Arbeitgebern in Form eines monatlichen Beitrages aufgebracht wird. Zur Teilnahme am Umlageverfahren sind alle insolvenzfähigen Unternehmen verpflichtet – unabhängig von der Anzahl ihrer Mitarbeiter. Grundlage der Berechnung der Insolvenzgeldumlage sind die rentenversicherungspflichtigen Entgeltzahlungen eines Unternehmens.

Die Rechtsgrundlage der Insolvenzgeld-Umlage bilden die §§ 358 bis 362 SGB III (Drittes Buch des Sozialgesetzbuches).

1.4 Private Krankenversicherungen: Ergänzung des Risikoschutzes

Private Krankenversicherungen bieten ihren Geschäftskunden individuelle Zusatzversicherungen an, die Arbeitgebern entstandene Entgeltersatzleistungen abdecken. Aber auch Deckungskonzepte für komplette Belegschaften. Arbeitgeber können auch die gesetzlichen Höchstgrenzen der Leistung der Gesetzlichen Krankenversicherung im Falle der Lohnfortzahlung mit einer Privaten “Umlageversicherung” auf 100% aufstocken.

2. Soziale Leistungen als Entgeltersatz

2.1 Arbeitslosengeld

Arbeitslosengeld ist gemäß § 3 Absatz 4 SGB III (Drittes Buch des Sozialgesetzbuches) eine Entgeltersatzleistung.

Arbeitslose wird nach ihrer Arbeitslosmeldung von der Agentur für Arbeit Arbeitslosengeld gezahlt, wenn sie die sogenannte Anwartschaftszeit erfüllt haben (§ 137 Absatz 1 SGB III). Die Anwartschaftsfrist ist dann erfüllt, wenn der Arbeitssuchende innerhalb der letzten zwei Jahre („Rahmenfrist“, § 143 SGB III) mindestens zwölf Monate in einem versicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis gestanden hat (§ 142 SGB III).

Arbeitslosengeld wird grundsätzlich für bis zu einem Jahr gezahlt. Unter bestimmten Voraussetzungen erhalten Arbeitssuchende, die über 50 Jahre alt sind und bisher mindestens 24 Monate in einem versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis standen, Arbeitslosengeld für bis zu 24 Monate.

Teilarbeitslosengeld (§ 162 SGB III) erhält, wer mehreren versicherungspflichtigen Beschäftigungen nachgeht und eine von diesen verliert. Für das Teilarbeitslosengeld gelten die übrigen Bestimmungen für das Arbeitslosengeld entsprechend.

Dagegen handelt es sich bei dem sogenannten Arbeitslosengeld II um eine nicht befristete Leistung, die Arbeitssuchende und Arbeitende zur Grundsicherung erhalten, wenn sie ihren Lebensunterhalt nicht vollständig durch eigenes Vermögen, Einkommen oder sonstige Hilfsleistungen abdecken können.

2.2 Elterngeld

Elterngeld (früher: Erziehungsgeld) erhalten Eltern nach dem „Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit“ als zeitlich befristete Entgeltersatzleistung, die Nachteile in der Anfangsphase einer Familiengründung ausgleichen und die Lebensgrundlage einer Familie sichern soll. Elterngeld wird grundsätzlich für zwölf Monate nach der Geburt eines Kindes gezahlt.

In bestimmten Fällen besteht ein 14-monatiger Elterngeld-Anspruch: Zwei zusätzliche Partnermonate werden gewährt, wenn sich die Ehepartner abwechselnd um ein Kind kümmern. Ebenfalls einen Elterngeld-Anspruch für 14 Monate erhalten Alleinerziehende mit alleinigem Sorge- oder zumindest Aufenthaltsbestimmungsrecht.

2.3 Krankengeld

Das Krankengeld gleicht den Einkommensausfall bei Arbeitsunfähigkeit aufgrund Krankheit aus (§ 44 Absatz 1 SGB V, Fünftes Buch des Sozialgesetzbuches). Die Zahlung von Krankengeld erfolgt insbesondere bei einer mehr als sechs Wochen andauernden Erkrankung oder bei einer stationären Behandlung auf Kosten einer Krankenkasse. Krankengeld wird also gezahlt, sobald die Entgeltersatzzahlung „Lohnfortzahlung im Krankheitsfall“ (siehe Textabschnitt 1.1) sechs Wochen nach Erkrankung wegfällt.

Einen Anspruch auf Krankengeld hat außerdem ein Elternteil, der ein noch nicht zwölf Jahre altes Kind wegen Erkrankung pflegen muss und daher seiner Berufstätigkeit nicht nachgehen kann (Kinderkrankengeld). Voraussetzung für die Zahlung von Kinderkrankengeld ist, dass das Kind in der Familienversicherung mitversichert ist.

2.4 Kurzarbeitergeld

Wird die Arbeitszeit eines Arbeitnehmers aufgrund erheblichen Arbeitsausfalls vorübergehend verringert (Kurzarbeit), so erhält der Beschäftigte nur ein reduziertes Arbeitsentgelt. Zum teilweisen Ausgleich erhalten kurzarbeitende Beschäftigte Kurzarbeitergeld in Form von Entgeltersatzleistungen von der Bundesagentur für Arbeit.

Der allgemeine Leistungssatz für das Kurzarbeitergeld beträgt 60 Prozent der Netto-Entgeltdifferenz (§ 106 SGB III), die dem Kurzarbeiter während des Zeitraums der Kurzarbeit entstanden ist. Ein erhöhter Leistungssatz von 67 Prozent steht Kurzarbeitern zu, die über einen lohnsteuerlichen Kinderfreibetrag von mindestens 0,5 verfügen (§ 105 SGB III).

Die für alle Beschäftigten eines Betriebs einheitliche Bezugsdauer von Kurzarbeitergeld ist auf höchstens zwölf Monate begrenzt (§ 104 SGB III).

Das sogenannte Saison-Kurzarbeitergeld dient der Förderung der ganzjährigen Beschäftigung von Arbeitnehmern bestimmter Branchen (zum Beispiel in der Bauwirtschaft). Witterungsbedingte Entlassungen in der kalten Jahreszeit und ein damit einhergehender saisonaler Anstieg der Arbeitslosigkeit sollen durch Kurzarbeitergeld vermieden werden.

2.5 Mutterschaftsgeld

Mutterschaftsgeld ist eine Entgeltersatzleistung, die erwerbstätige Frauen wegen Schwangerschaft und Entbindung für den Zeitraum eines gesetzlich angeordneten Beschäftigungsverbots erhalten (§ 24i SGB V). Voraussetzung für die Zahlung von Mutterschaftsgeld ist die eigenständige Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung.

Mutterschaftsgeld wird ab sechs Wochen vor der Geburt bis acht Wochen nach der Geburt gezahlt. Bei Mehrlings- und Frühgeburten besteht ein Anspruch auf Mutterschaftsgeld bis zwölf Wochen nach der Entbindung.

2.6 Pflegeunterstützungsgeld

Beschäftigte erhalten für maximal zehn Tage Pflegeunterstützungsgeld von der Pflegekasse, wenn sie wegen Pflege eines Pflegebedürftigen kurzzeitig arbeitsverhindert sind (§ 44a Absatz 3 SGB XI, § 2 Pflegezeitgesetz).

Das Pflegeunterstützungsgeld beträgt 90 Prozent des Nettoarbeitsentgelts, das während der Arbeitsfreistellung ausfällt. 100 Prozent des weggefallenen Nettoarbeitsentgelts werden gezahlt, wenn der Beschäftigte innerhalb der letzten zwölf Monate vor der Freistellung beitragspflichtige Einmalzahlungen erhalten hat (§ 23a SGB IV). Dabei ist die Höhe der erhaltenen Einmalzahlung unerheblich.

Allerdings liegt die Obergrenze des Pflegeunterstützungsgeldes bei höchstens 70 Prozent der in der Krankenversicherung geltenden Beitragsbemessungsgrenze.

Pflegeunterstützungsgeld kann nicht beansprucht werden, wenn das Arbeitsentgelt des Beschäftigten fortgezahlt wird oder wenn der Beschäftigte Kinderkrankengeld gemäß § 45 SGB V erhält.

2.7 Übergangsgeld

Entgeltersatzleistungen in Form von Übergangsgeld beziehen sozialversichert Beschäftigte bei Teilnahme an einer medizinischen Rehabilitationsmaßnahme oder an einer Fördermaßnahme zur Teilhabe am Arbeitsleben für Menschen mit Behinderung (§ 46 SGB IX).

Das Übergangsgeld soll die Aufwendungen für den allgemeinen Lebensbedarf abdecken. Es beträgt für Leistungsempfänger ohne Kinder 68 Prozent, bei Versicherten mit mindestens einem Kind 75 Prozent des Nettoarbeitsentgelts.

2.8 Verletztengeld

Verletztengeld ist eine Entgeltersatzleistung, die von der gesetzlichen Unfallversicherung bei Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit gezahlt wird (§ 45 SGB VII). Das Verletztengeld liegt bei 80 Prozent des Regelentgelts.

Die Verletztengeld-Leistung erfolgt ab dem Tag der ärztlichen Testierung der Arbeitsunfähigkeit. Die Zahlung endet bei auslaufender Arbeitsunfähigkeit oder bei bestehendem Anspruch auf Übergangsgeld (siehe Textabschnitt 2.5).

3. Lohnkostenoptimierung durch Benefits

Benefits sind bestimmte Entgelt ersetzende Leistungen eines Arbeitgebers, zu denen er sich aufgrund einer speziellen vertraglichen Vereinbarung mit Arbeitnehmern verpflichtet. Der Beschäftigte verzichtet auf einen Teil seines Bruttogehaltsanspruchs und erhält dafür eine Sach- oder Altersvorsorge-Leistung. Der Grundtenor dieser regelungen sieht allerdings weniger den Lohnverzicht, als eine Alternative zur regulären Lohnerhöhung.

3.1 Benefits: Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeiter

Bei der Vereinbarung von Benefits-Leistungen profitieren Arbeitgeber und Beschäftigte von reduzierten Steuern und Sozialabgaben. Bei Neueinstellungen und Gehaltserhöhungen dämpfen geeignete Benefits den ansonsten zu erwartenden Anstieg der Personalkosten.

Liquidität und Betriebsergebnis eines Unternehmens verbessern sich als Folge von Benefits-Vereinbarungen unmittelbar. Auf die Bedürfnisse von Beschäftigten zugeschnittene Benefits erhöhen zudem die Mitarbeiterzufriedenheit und verstärken die Bindung der Belegschaft an ihren Arbeitgeber. Unternehmen gewähren Benefits oft auch als eine Sonderleistung für verdiente Mitarbeiter.

Insgesamt verstärken geschickt gewählte Benefits die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens sowohl auf ihrem Produkt- oder Dienstleistungsmarkt als auch auf dem Arbeitsmarkt.

3.2 Benefits: mögliche Bausteine einer Lohnkostenoptimierung

Zur Lohnkostenoptimierung stehen zahlreiche Benefits-Lohnbausteine zur Auswahl. Nachfolgende Übersicht enthält einige häufig praktizierte Beispiele:

  • Betriebsrenten/betriebliche Altersversorgung

Möglich ist die vollständige oder teilweise Übernahme von Beiträgen zur Altersvorsorge durch den Arbeitgeber. Wandelt ein Mitarbeiter einen Teil seines Bruttogehaltes in Versicherungsbeiträge um (Entgeltumwandlung“), dann reduziert sich sein zu versteuerndes Einkommen. Bis zu einer bestimmten Obergrenze sind Altersvorsorge-Beiträge von Steuern und Sozialabgaben befreit.

  • Erholungsbeihilfen

Werden Erholungsbeihilfen zugesagt, so erfolgt lediglich eine Pauschalversteuerung zu 25 Prozent. Pauschal versteuerte Zuwendungen sind frei von Beiträgen zur Sozialversicherung. Die Obergrenze für steuer- und abgabenbegünstigte Erholungsbeihilfen liegt je Mitarbeiter und Kalenderjahr bei 156 Euro für den Beschäftigten selbst, bei 104 Euro für den Ehepartner und bei 52 Euro pro Kind.

Bis zu 600 Euro sind Erholungsbeihilfen für Beschäftigte steuerfrei, die an einer Maßnahme zur Wiederherstellung ihrer Gesundheit (beispielsweise Kur-Aufenthalt) teilnehmen.

  • Fahrtkostenzuschuss

Der Arbeitgeber kann Mitarbeitern einen Fahrtkostenzuschuss für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsort gewähren. Diese Zuschüsse werden mit nur 15 Prozent pauschal versteuert und unterliegen nicht der Sozialversicherung. Um eine entsprechende Abgaben-Reduzierung sicherzustellen, darf der Zuschuss (zusammen mit anderen Werbungskosten) nicht die im Einkommensteuergesetz festgelegten Beträge übersteigen (siehe § 9 Absatz 1 Satz 3 Nr. 4, Absatz 2 EStG).

  • Internet-Pauschale

Auch vom Arbeitgeber gezahlte Barvorschüsse für private Internet-Anschlüsse eines Arbeitnehmers unterliegen bis zu monatlich 50 Euro lediglich einer 25-prozentigen Pauschalversteuerung, aber nicht der Sozialversicherungspflicht (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG). Vorausgesetzt wird unter anderem, dass tatsächlich monatliche Gebühren anfallen und der Mitarbeiter jährlich einen Kostennachweis bei seinem Arbeitgeber einreicht.

  • gesundheitsfördernde Maßnahmen

Bis zu jährlich 500 Euro je Mitarbeiter darf der Arbeitgeber Maßnahmen zur Förderung des Gesundheitszustandes seiner Beschäftigten (auch als betriebliche Gesundheitsförderung) steuerfrei gewähren.

  • Restaurant-Schecks

Von Arbeitgeber für Mitarbeiter ausgestellte Restaurant-Schecks können in der unternehmenseigenen Kantine aber auch in externen Gaststätten verwendet werden. Jeder Scheck darf vom Arbeitgeber mit bis zu 3,10 Euro gefördert werden. Der Beschäftigte muss darüber hinaus einen Eigenanteil von zumindest 2,51 Euro übernehmen. Unter diesen Bedingungen dürfen Vollzeit-Mitarbeiter maximal 15 Restaurant-Schecks pro Monat erhalten, so dass sich ein monatlicher Nettovorteil von 23 Euro ergibt.

  • Tankgutscheine

Vom Arbeitgeber an Beschäftigte ausgehändigte Tankgutscheine weisen keinen Euro-Wert aus, sondern müssen auf eine bestimmte Treibstoffmenge lauten. Der eingelöste Gutschein-Betrag darf monatlich 44 Euro nicht übersteigen. Löst der Arbeitnehmer über diesem Wert liegende Treibstoff-Mengen ein (auch zum Beispiel aufgrund gestiegener Benzin-Preise), so wird auf den übersteigenden Betrag Lohnsteuer fällig.

  • Zuschuss zur Kinderbetreuung

Kinderbetreuungszuschüsse dürfen (anders als bei anderen Sachbezügen) in unbegrenzter Höhe zur Lohnkostenoptimierung eingesetzt werden. Zudem ist es unerheblich, ob die Kinderbetreuung durch eine Tagesmutter oder in einem Kindergarten erfolgt. Vorausgesetzt wird, dass die Kinder noch nicht der Schulpflicht unterliegen und die tatsächliche Betreuung von der Betreuungseinrichtung bescheinigt wird.

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