Lohnnebenkosten

Lohnnebenkosten: Welche Kosten kommen auf den Arbeitgeber zu?

Lohnnebenkosten entstehen dem Arbeitgeber neben dem reinen Arbeitslohn und werden auch als Personalkosten bezeichnet. Es handelt sich um indirekte Arbeitskosten, die in der Buchhaltung separat zu führen sind. Dabei gibt es gesetzlich festgelegte Nebenkosten sowie freiwillige Leistungen, die das Unternehmen individuell an die Arbeitnehmer zahlt.

Sozialbeiträge des Arbeitgebers

Das Unternehmen trägt 21 Prozent vom Bruttolohn des Arbeitnehmers an Sozialbeträgen. Deren Summe ist gesetzlich festgelegt und nicht durch Zusatzvereinbarungen zu verändern. Auf die Anteile gehen wir im zweiten Absatz dieses Artikels näher ein.

Wichtig für den Arbeitgeber sind die Regelungen zur Umlage der Sozialbeiträge. Darunter fallen die folgenden Umlagen, wesentliche Beträge der Lohnnebenkosten:

Umlage U1

Über dieses Erstattungsverfahren werden Leistungen an das Unternehmen zurückgezahlt, wenn dieses, arbeitsunfähig erkrankten Arbeitnehmern den Lohn weiterzahlen muss. Als Grundlage zur Berechnung dient das laufende Bruttoarbeitsentgelt, wobei die Beitragsbemessungsgrenze zur gesetzlichen Rentenversicherung den Zahlbetrag in seiner Maximalhöhe deckelt. Das Unternehmen muss für diese Leistung die festgelegten Umlagebeträge an die zuständige Kasse abführen, außerdem muss ein Antrag auf Erstattung gestellt werden. Der Anspruch auf Erstattung besteht längstens für sechs Wochen, also für den Zeitraum, in dem das Unternehmen gegenüber dem Angestellten verpflichtet ist, den Lohn weiterzuzahlen.

An diesem Umlageverfahren müssen alle Unternehmen teilnehmen, die in der Regel nicht mehr als 30 Angestellte und Arbeiter beschäftigen. Die Beträge zur Erstattung richten sich nach dem vereinbarten Prämiensatz und somit nach der Summe der gezahlten Beiträge. Zum U1-Rechner.

Umlage U2

Das Umlageverfahren U2 dient dem finanziellen Ausgleich für den Arbeitgeber im Rahmen des Mutterschutzes. Die Unternehmen müssen ihren Lohn- und Gehaltsempfängern für die Zeit des Mutterschutzes eine Entgeltfortzahlung gewähren – die Kosten dafür erhalten sie von der Kasse zurückerstattet. Zuständig ist jeweils die Krankenkasse der jeweiligen Arbeitnehmerin, die den Mutterschutz beansprucht. Dieses Umlageverfahren ist für alle Unternehmen Pflicht, die Arbeitnehmerinnen und/oder Arbeitnehmer beschäftigen, zumindest seit dem Jahr 2006.

Zuvor wurden größere Firmen von der festgelegten Beitragszahlung ausgeklammert. Wichtig: Auch Lehrlinge und privat versicherte Angestellte nehmen an diesem Verfahren teil und bekommen die Lohnfortzahlung im Mutterschutz gewährt.

Teilnehmende Unternehmen erhalten die Entgeltfortzahlung sowie die fälligen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung zurückerstattet. Einzelne Krankenkassen sehen pauschale Erstattungssätze vor, eine Beschränkung der Erstattung wie beim Umlageverfahren U1 ist nicht möglich. Der Umlagesatz ist aber je nach Kasse verschieden, die Berechnung erfolgt basierend auf dem Bruttolohn.

Umlage U3

Ebenfalls allein durch die Unternehmen sind die Lohnnebenkosten zu tragen, die für das Umlageverfahren U3 anfallen. Es handelt sich hierbei um die Insolvenzumlage, die monatlich zu zahlen ist und die für die Erstattung der Lohnkosten im Insolvenzfall gedacht ist. Arbeitnehmer erhalten Insolvenzgeld, wenn sie bedingt durch die Insolvenz ihres Arbeitgebers kein Arbeitsentgelt bekommen haben. Alle Unternehmen, die insolvenzfähig sind, müssen am Umlageverfahren U3 teilnehmen, wobei die Anzahl der Beschäftigten nicht relevant ist. Maßgeblich für die Höhe des Beitrags ist das rentenversicherungspflichtige Bruttoarbeitsentgelt, die Krankenkasse zieht die Beiträge ein und leitet sie an die Bundesagentur für Arbeit weiter.

Gesetzliche Unfallversicherung

Die Unternehmen zahlen allein die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung. Also weitere Lohnnebenkosten. Dies geschieht im Rahmen eines Umlageverfahrens, bei dem der Jahresbeitrag zur Versicherung eingezogen wird. Die Höhe des Beitrags richtet sich nach der Summe der Arbeitsentgelte, die gezahlt wurden, sowie nach der jeweiligen Gefahrenklasse. Diese wiederum wird durch die Berufsgenossenschaft in einem Gefahrentarif festgelegt. Gefahrenklasse und Lohnsumme ergeben die Summe des Beitrags, der von allen gewerblich tätigen Unternehmen sowie von den Versicherten der öffentlichen Unfallversicherer zu zahlen ist.

Die landwirtschaftliche Unfallversicherung berechnet sich nach der Größe der bewirtschafteten Fläche und nach der Anzahl der gehaltenen Tiere. Die Unfallversicherung der öffentlichen Hand hingegen wird durch Steuern finanziert.

Kosten für die Entgeltfortzahlung im Urlaubsfall

Die Kosten für die Entgeltfortzahlung während des Urlaubs des Arbeitnehmers zahlt ebenfalls das anstellende Unternehmen allein. Für die Zeit des gesetzlichen Urlaubsanspruchs kann der Angestellte seinen normalen Lohn weiterbeziehen. Die Kosten dafür trägt das Unternehmen allein. Beansprucht der Angestellte hingegen darüber hinaus gehenden Urlaub, so bleibt dieser unbezahlt. Das Unternehmen hat dann keine Aufwendungen, auch die Sozialbeiträge fallen nicht an.

Lohnnebenkosten – Kosten für die berufliche Aus- und Weiterbildung

Beschäftigte haben Anspruch auf eine Möglichkeit zur beruflichen Aus- und Weiterbildung – die Zahlungen für Schulungen, Unterbringung usw. sind jedoch freiwillige Leistungen des Arbeitgebers. In der Regel sind derartige Zahlungen im Arbeitsvertrag verankert. Sie zählen zu den Mitarbeiterkosten und erhöhen somit den Betrag, der für das Personal aufgebracht werden muss.

Sonstige Kosten – Lohnnebenkosten

Gesetzliche Nebenkosten zum Lohn sind die eine Seite, die das betroffene Unternehmen aufbringen muss. Die andere Seite wird durch die freiwilligen Leistungen bestimmt, die durchaus zahlreich sein können. Sie sind zum Beispiel durch Tarifverträge geregelt, durch Festlegungen innerhalb des Unternehmens sowie durch individuelle Vereinbarungen, die mit den Mitarbeitern geschlossen werden. Hier fallen beispielsweise

• das Urlaubs- und Weihnachtsgeld hinein
• auch Zuschüsse zum Krankengeld sowie zu medizinischen Leistungen (Kuren oder Zahnersatz) sind freiwillig
• Die betriebliche Altersvorsorge schließt der Arbeitgeber mit dem Vorsorgeanbieter für seine Belegschaftsmitglieder ab – die Kosten dafür muss er selbst tragen.

Weitere freiwillige Leistungen sind zum Beispiel

• Umzugshilfen
• Einrichtungshilfen bei Einstellungen
• Anwerbungskosten
• Berufskleidung (sofern durch das Unternehmen gestellt) oder
• Firmenwagen

Ob sich Letztere lohnen oder nicht, kann und sollte mit einem Firmenwagenrechner überprüft werden.

Auch

• vermögenswirksame Leistungen

können als Mitarbeiterkosten anfallen, wobei die zu zahlende Höhe dieser Kosten abhängig ist vom jeweils geltenden Tarifvertrag. Allerdings gibt es auch verschiedene Sparmodelle, bei denen das Unternehmen nur einen kleinen Anteil an den vermögenswirksamen Leistungen zahlt, der Rest der Sparanlagesumme wird automatisch vom Bruttogehalt des Angestellten abgezogen. Damit teilen sich beide im Prinzip diesen Kostenpunkt.

Lohnnebenkosten: Diese Kosten tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam

Als gemeinsame Lohnnebenkosten sind die Beiträge zur Sozialversicherung zu nennen, denn diese werden anteilig für Unternehmen und für Mitarbeiter berechnet. Im Einzelnen gehören zu den Kosten

• Beiträge zur Kranken-
• Renten- und
• Pflegeversicherung sowie zur
• Arbeitslosenversicherung dazu.

Diese Versicherungen sind Pflichtversicherungen und können auch durch Absprachen zwischen den Beteiligten nicht umgangen oder eingeschränkt werden. Die Höhe der Beiträge unterscheidet sich von Jahr zu Jahr, als Basis für die Berechnung wird das Brutto herangezogen. Mögliche Zusatzbeiträge, die durch die Krankenkassen zur Kranken- und Pflegeversicherung erhoben werden, muss der Angestellte allein tragen.

Über das Gehalt (Brutto), welches dem Angestellten gezahlt wird, lassen sich letzten Endes auch die Lohnnebenkosten steuern, wobei die Interessen von Unternehmen und Angestellten sicherlich in diesem Punkt weit auseinandergehen dürften.

Beiträge zur Krankenversicherung

Früher einmal konnte ein Rechner genutzt werden und so ließ sich die derzeit günstigste Krankenkasse finden. Jetzt sind alle Kassen ähnlich teuer, es gibt einen gesetzlich festgelegten Beitragssatz. Für Versicherte können sich die Beiträge dennoch unterscheiden, weil einige Kassen Zusatzbeiträge erheben, andere nicht. Insofern empfiehlt sich ein solcher Rechner immer noch, hiermit wird schneller ersichtlich, was netto vom Lohn übrig bleibt.

Die Beiträge zur Krankenversicherung werden je zur Hälfte durch den Versicherten und durch das Unternehmen getragen und liegen bei 14,60% (Stand 1.1.2024). Das heißt, dass jeder Beteiligte einen Anteil von 7,30% (Stand 1.1.2024) am Gesamtbeitrag hält. Für den ermäßigten Beitragssatz gilt die Untergrenze von 14,00% (Stand 1.1.2024). Hinzu kommen die kassenindividuellen Zusatzbeiträge, die seit 1.1.2019, ebenfalls von Arbeitgeber und Arbeitnehmer paritätisch (hälftig) getragen werden. Die Zusatzbeiträge liegen zwischen 0,70% - 2,70% (Stand 1.1.2024)

Der allgemeine Beitragssatz ist maßgeblich für alle Arbeiter und Angestellten, die einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für mindestens sechs Wochen haben. Auch Heimarbeiter können seit 2009 den allgemeinen Satz beanspruchen. Der ermäßigte Beitragssatz gilt für alle Personen, auf die die erstgenannte Regelung nicht zutrifft sowie für Angestellte, die einen auf unter zehn Wochen befristeten Arbeitsvertrag haben. Auch Arbeitnehmer in Altersteilzeit, unständig Beschäftigte, Bezieher von Vorruhestandsgeld, Rentner oder Pensionäre zahlen nur einen ermäßigten Beitragssatz 14,00% (Stand 1.1.2024).

Pflegeversicherung

Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlen in allen Bundesländern (außer Sachsen) je 1,70% (Stand 1.1.2024) Prozent in die Pflegeversicherung ein. Allerdings gibt es im Bundesland Sachsen eine Ausnahme, denn hier müssen die Angestellten einen höheren Beitrag zahlen. Dieser liegt bei 2,20% (Stand 1.1.2024), während der Anteil für das Unternehmen nur bei 1,20% (Stand 1.1.2024) liegt.

Die Beiträge differieren zudem je nachdem, ob der Versicherte Kinder hat oder nicht – kinderlose Angestellte (ab Vollendung des 23. Lebensjahres) zahlen einen höheren Beitrag. 0,60% (Stand 1.1.2024) müssen aufgebracht werden, wenn keine Kinder vorhanden sind – diese Kosten trägt der Angestellte allein.

Ausgenommen sind von der Regelung diejenigen, die vor dem 1. Januar 1940 geboren wurden oder die das 23. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Auch die Bezieher von ALG II sowie Wehr- und Zivildienstleistende müssen keinen Zusatzbeitrag entrichten. Wer seine Elternschaft nachweisen kann, ist natürlich ebenfalls von der Regelung über den Zusatzbeitrag ausgenommen.

Rentenversicherung (RV)

Die allgemeine Rentenversicherung ist zuständig für alle Angestellten, die rentenversicherungspflichtig sind und die nicht über die berufsständischen Versorgungswerke oder über die knappschaftliche RV abgesichert werden können. Wichtig: Es besteht Versicherungspflicht bei jeder Entgelthöhe! Eine Ausnahme von der Versicherungspflicht gibt es nur noch für die Beschäftigten, die nur kurzfristig arbeiten. Waren einst die Minijobs versicherungsfrei, so sind sie seit dem 1. Januar 2013 ebenfalls versicherungspflichtig – für Minijobber besteht aber die Möglichkeit, sich von der Versicherungspflicht befreien zu lassen.

Der Beitragssatz beträgt 18,60% (Stand 1.1.2024), wobei Unternehmen und Beschäftigte je die Hälfte tragen. Das heißt, dass für das anstellende Unternehmen pro Angestellten 9,30% (Stand 1.1.2024) vom Bruttolohn an die RV abgeführt werden müssen.

Eine neue Regelung trat zum Januar 2017 in Kraft. Seither gilt, dass Arbeitnehmer, die vorzeitig die Altersrente beantragen, dennoch aber weiter arbeiten, versicherungspflichtig sind. Das heißt, dass für sie weiterhin Beiträge entrichtet werden müssen, was wiederum bedeutet, dass beide Beteiligten den jeweils halben Beitrag zahlen. Der Versicherte erhöht damit seinen Rentenanspruch. Haben die Beschäftigten bereits die Regelaltersgrenze erreicht, zahlt nur das betroffene Unternehmen weiterhin Beiträge in die Rentenversicherung ein. Der Rentenanspruch erhöht sich damit aber nicht mehr. Es ist jedoch möglich, dass der Angestellte seinen Anspruch auf Beitragsfreiheit mit schriftlicher Erklärung zurückstellt und selbst ebenfalls Beiträge einzahlt. Dann erhöht sich sein Rentenanspruch ebenfalls.

Die knappschaftliche RV hingegen sieht keine Gleichverteilung der Beiträge vor. Hier zahlen die Angestellten, die in der Knappschaft versichert sind, 9,30% (Stand 1.1.2024), was dem Beitrag in der allgemeinen Rentenversicherung entspricht. Die Unternehmen hingegen müssen 15,40% (Stand 1.1.2024) zahlen. Insgesamt ergibt sich damit ein Beitragssatz von 24,70% (Stand 1.1.2024), also ein deutlich höherer Satz als in der allgemeinen RV.

Arbeitslosenversicherung

Die Pflicht zur Teilnahme an der Arbeitslosenversicherung (AV) besteht für alle Angestellten mit Ausnahme der geringfügig Beschäftigten, die weniger als 15 Stunden in der Woche für das Unternehmen tätig sind. Die Versicherungspflicht besteht bei jeder Entgelthöhe.

Der Beitragssatz in der Arbeitslosenversicherung beträgt [lm-alov-bs], wobei Beschäftigte und Unternehmen je die Hälfte des Beitrags – also 1,30% (Stand 1.1.2024)– tragen müssen. Berücksichtigt werden bei der Berechnung alle Einnahmen, die bis zur Beitragsbemessungsgrenze zu verzeichnen sind.

Als Arbeitgeber werden bei den Regelungen zu dieser Versicherung auch die Auftraggeber für Heimarbeiter sowie die Träger einer außerbetrieblichen Ausbildung bezeichnet.

Wenn ein Unternehmen einem Arbeitslosen, der bereits älter als 55 Jahre ist, erstmals einen Anstellungsvertrag anbietet bzw. einen Arbeitsvertrag mit diesem unterzeichnet, so braucht die Firma keine Beiträge zur AV entrichten. Der Angestellte hingegen muss seinen Beitrag zahlen.

Stellt ein Unternehmen eine Person ein, die bereits die Regelaltersgrenze erreicht hat und damit von allen Versicherungspflichten freigestellt ist, bzw. beschäftigt das Unternehmen einen Angestellten nach Erreichen der Regelaltersgrenze weiter, so muss die Firma auch die Beiträge zur AV weiter zahlen. Allerdings tragen die Unternehmen nur die Hälfte des Beitrags, der zu entrichten wäre, wenn eine Versicherungspflicht vorliegen würde.