Umlage U1 (auch U1 Umlage, Umlage 1)

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Umlage U1 oder U1 Umlage

Grundsätzlich sind Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmern gegenüber verpflichtet, im Falle einer Arbeitsunfähigkeit (durch Krankheit) das Entgelt weiter zu bezahlen (Entgeltfortzahlung). Die einschlägigen Regelungen finden sich im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).

Wie dieses Verfahren für die Umlage U1 (Umlage1) funktioniert ist im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt

Grundsätzlich geht es darum,

dass bestimmte Arbeitgeber für den Fall der Entgeltfortzahlung an ihre Arbeitnehmer eine Erstattung durch die Umlagekasse erhalten. Das ist i.d.R. diejenige Gesetzliche Krankenkasse, in der die entgeltlich Beschäftigten krankenversichert sind. Dafür wird die Umlage 1 schließlich auch bezahlt.

U1 Umlage: Es spielt keine Rolle, ob Lohn oder Gehalt bezahlt wird.

Unternehmen mit mehr als 30 Mitarbeiter (im Sinne der Regelung), sowie grundsätzlich ausgenommene Unternehmen, können nicht am Umlageverfahren teilnehmen.

U1 Umlage

Allerdings zählen beispielsweise Auszubildende (Azubis) oder Schwerbehinderte (i.S.d. SGB IX) nicht mit bei der zu ermittelnden Anzahl der Mitarbeiter. Für in Teilzeit beschäftigte Arbeitnehmer gelten, abhängig von der wöchentlichen Arbeitszeit, anteilige Bemessungen.

Dabei bilden alle (verpflichtend) teilnehmenden Arbeitgeber eine Art Solidargemeinschaft und finanzieren damit, den durch die Entgeltfortzahlungspflicht entstandenen wirtschaftlichen Schaden, (teilweise) selbst. Eine freiwillige Teilnahme am Umlageverfahren der Gesetzlichen Krankenversicherung ist nicht möglich. Die Private Versicherungswirtschaft hingegen bietet dafür unterschiedliche Produkte an.

Die Umlage U1 ist praktisch nichts anderes, als ein (Pflicht-) Beitrag zu einer „Entgeltfortzahlungsversicherung“.

Diese leistet, je nach Satzung der Krankenkasse einen vereinbarten Prozentsatz an den Arbeitgeber. Die Gesetzlichen Krankenkassen halten dafür einen oder mehrere Varianten zur Auswahl. In diesem Artikel finden Sie dazu Übersicht zum Thema Lohnfortzahlungsversicherung.

Dabei gilt: Je höher der Erstattungssatz (Die Erstattungssätze liegen i.d.R. zwischen 40% – 80% des laufenden Bruttoentgelts), desto höher auch die zu zahlende Prämie (Die Beitragssätze liegen zwischen ca. 0,9% – 4,42% [Stand: 1.7.2019] des laufenden Entgelts). Demzufolge ist die Erstattung immer niedriger als der Schaden. Den Arbeitgebern bleibt somit immer ein Selbstbehalt von mindestens 20 Prozent. Dabei sind die Sozialabgaben, die ebenfalls weiter zu bezahlen sind, nicht mitgerechnet.

  • Für privat versicherte Beschäftigte sind die Beiträge an diejenige Kasse abzuführen, an die auch die Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden.
  • Im Falle Minijob ist die Minijobzentrale zuständig.
  • Beitragssatz und Leistungssatz sind (meist satzungsgemäß) auf die Höhe der jeweils gültigen allgemeinen Beitragsbemessungsgrenze (Ost/West) der Rentenversicherung begrenzt.

Wer muss Umlage U1 bezahlen? Umlage 1 für alle?

Alle Arbeitgeber, die am Umlageverfahren U1 teilnehmen bezahlen die Umlage U1. Nur, diese Teilnahme ist nicht freiwillig, sondern eine gesetzliche Pflicht, geregelt im AAG.

Geprüft wird auf zwei Ebenen:

Arbeitgeberebene

Grundsätzlich von der Teilnahme am U1 Verfahren ausgeschlossen sind:

  • Unternehmen, die keine Arbeitnehmer beschäftigen
  • Unternehmen, die als Hausgewerbetreibende tätig sind
  • Unternehmen, die einer anderen (freiwilligen) Ausgleichseinrichtung angehören, die z.B. Mitglied der Augenoptiker Ausgleichskasse sind
  • Das Unternehmen ist ein Spitzenverband oder eine Untergliederung eines Spitzenverbandes der freien Wohlfahrtspflege, das nicht von seinem Recht nach § 11 Abs. 1 Nr. 4 AAG Gebrauch macht
  • Unternehmen, die als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes und/oder an die für Arbeitnehmer/innen des Bundes, der Länder oder Gemeinden geltenden Tarifverträge gebunden sind

Dieser Sachverhalt wird detailliert auf der Seite der AOK erläutert. Wer sich einlesen möchte schaut hier:

Arbeitnehmerebene

Beschäftigt das Unternehmen regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer, so nimmt es am Ausgleichsverfahren zur U1 Umlage teil. Doch nicht alle Beschäftigten zählen gleich!

So werden z.B. Auszubildende und Schwerbehinderte (i.S.d. SGB IX) bei der Anzahl ausgenommen.

Teilzeitkräfte zählen, je nach der Anzahl der Wochenstunden, anteilig:

  • bis zu 10 Stunden pro Woche mit dem Faktor 0,25
  • bis zu 20 Stunden pro Woche mit dem Faktor 0,50
  • bis zu 30 Stunden pro Woche mit dem Faktor 0,75
  • mehr als 30 Stunden pro Woche mit dem Faktor 1,00

Einen online-Rechner stellt beispielsweise die Knappschaft Bahn See öffentlich (für alle Arbeitgeber) auf Ihrer Seite zur Verfügung. Hier kann auf jeden Fall genauer gerechnet werden: zum online-Rechner

Dort findet man auch ergänzende Erläuterungen zu speziellen Arbeitnehmergruppen und erhält so auch eine Übersicht, weit über die o.g. Gruppen hinaus.

Arbeitgeber mit mehreren Betrieben

Addiert werden alle Arbeitnehmer der Betriebe desselben Arbeitgebers, auch die unselbständig Beschäftigten im Haushalt. Das trifft immer dann zu, wenn die Betriebe in der gleichen Rechtsform (als Personengesellschaften) geführt werden.

Anders bei juristischen Personen: Hier wird jedes Unternehmen eigenständig betrachtet.

Unser Tipp: Ihre Krankenkasse mit einbinden!

Wie wird die U1 Umlage berechnet?

Arbeitsentgelt – nicht alles zählt

Bezugsgröße ist das laufende Arbeitsentgelt der entgeltlich Beschäftigten eines Unternehmens bis zur Höhe der allgemeinen Beitragsbemessungsgrenze in der Gesetzlichen Rentenversicherung.

Dabei sind einige Entgelte nicht zu berücksichtigen (beispielsweise):

  • wenn ein Arbeitsverhältnis maximal 4 Wochen besteht und wenn (siehe § 3 Abs. 3 EFZG) kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung entstehen kann
  • einmalig gezahltes Entgelt (i.S.d. § 23a SGB IV) bleibt nach Regelungen des AAG unberücksichtigt

Erwähnenswert dabei: Die dem Arbeitgeber entstehenden Nebenkosten, wie beispielsweise für die Abgaben zur Sozialversicherung werden ebenfalls nicht berücksichtigt.

Und: Sind die Mitarbeiter öfter oder länger krank, entgehen dem Unternehmen weitere Erträge, weil beispielsweise Aufträge geschoben oder abgelehnt werden müssen. Auch solche Summen werden (verständlicherweise) nicht berücksichtigt.

Beitragssatz – ist der niedrigste der beste?

Die Beitragssätze zur Umlage U1 sind sehr unterschiedlich. Sie reichen von unter 1% bis über 4%. Die Vergleichbarkeit wird darüber hinaus noch erschwert, denn diese Beitragssätze beziehen sich auf unterschiedliche Leistungssätze. Letztere liegen i.d.R. zwischen 40 und 80 Prozent.

Viele Kassen haben mehrere dieser Tarife im Angebot:

  • ermäßigter Beitragssatz (mit geringerem Leistungssatz)
  • Regelbeitragssatz (mit einem mittleren Leistungssatz)
  • erhöhter Leistungssatz (mit erhöhtem Leistungssatz)

Dabei gilt: Es wählt der Arbeitgeber. Jedoch immer nur einen Beitragssatz bei einer Kasse für alle dort krankenversicherten Beschäftigten.

Ist die Belegschaft nie krank, wird der Arbeitgeber versuchen Geld zu sparen und den jeweils niedrigsten Satz der jeweiligen Krankenkasse wählen. Sind die Mitarbeiter öfters krank, sollten höhere Erstattungssätze in Betracht gezogen werden.

Eine näherungsweise Berechnung verschiedener Szenarien kann hier erfolgen.

Eines ist klar, mit ansteigenden Krankheitstagen der Mitarbeiter steigt die Eigenbeteiligung des Unternehmens.

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